Beste boekhoudprogramma's

Je boekhouding, keuze tussen 2 opties

Van zodra je op een bepaalde manier begint met ondernemen zal je geconfronteerd worden met het bijhouden van een boekhouding. Of je er nu voor hebt gekozen om aan de slag te gaan als ZZP’er of je eigenaar wordt van een groot bedrijf met tientallen of honderden werknemers maakt op dit vlak geen verschil. Het correct bijhouden van een boekhouding is uitermate belangrijk, niet alleen voor de werking van je bedrijf, maar ook voor bijvoorbeeld de Nederlandse belastingdienst. Voor wat het voeren van je boekhouding betreft is het mogelijk om een keuze te maken tussen twee opties:

• Je kiest ervoor om je boekhouding zelf te voeren
• Je gaat een beroep doen op de diensten van een boekhouder

Aan beide opties zijn zowel voor- als nadelen verbonden. Ondanks het feit dat er tegenwoordig op de markt uitstekende boekhoudprogramma’s zijn terug te vinden blijft het uiteraard wel zo dat het zelf voeren van een boekhouding een bepaalde kennis vereist. Bovendien gaat hier ook ontzettend veel tijd inzitten welke je wellicht toch liever gebruikt voor datgene waar je echt goed in bent.

Bovenstaande zorgt ervoor dat veel ondernemers er vandaag de dag nog steeds voor kiezen om een ervaren boekhouder onder de arm te nemen. Op deze manier beschikken ze immers altijd over een deskundige partner die met zekerheid de boekhouding optimaal kan voeren.

Waarom je boekhouding zelf voeren?

De bovenstaande informatie heeft ondertussen aangetoond dat het voeren van een boekhouding op twee verschillende manieren kan gebeuren. In eerste instantie kan je dus je boekhouding zelf doen. Dit hoeft in vergelijking met vroeger niet langer te gebeuren in bijvoorbeeld een Excel-bestand, in tegendeel. Door de jaren heen is er uitstekende boekhoudsoftware op de markt verschenen welke je al datgene biedt waar je naar op zoek bent. Bovendien is het zo dat er vaak ook interactie mogelijk is met de software van je eventuele boekhouder waardoor je kan rekenen op het beste van twee werelden. De belangrijkste voordelen van je boekhouding zelf doen zijn alvast de volgende:

• Je zit te allen tijde helemaal boven op de financiële situatie van je bedrijf
• Je verkrijgt meer financiële en fiscale inzichten in de werking van je onderneming
• Je spaart de kosten uit die een boekhouder met zich meebrengt

De bovenstaande voordelen zijn voor veel ondernemers ruim voldoende om ervoor te kiezen om zelf aan de slag te gaan met de boekhouding van hun bedrijf. Hou er echter rekening mee dat hier niet alleen maar voordelen aan verbonden zijn. Een niet onbelangrijk nadeel heeft bijvoorbeeld betrekking tot het feit dat je er bij een mogelijke controle van BTW of Belastingen alleen voor staat. Daarnaast is het zo dat de boekhoudkundige en fiscale regelgeving in Nederland zo snel verandert dat het moeilijk is om als niet-expert van alles op de hoogte te blijven. De kans dat je vroeg of laat tegen een vervelende verrassing aanloopt is zonder boekhouder dus een stuk(je) groter.

Waarom een boekhouder inschakelen?

Zelf boekhouden brengt duidelijk een aantal interessante voordelen met zich mee. Waarom kiezen het gros van de bedrijven er vandaag de dag dan toch nog steeds voor om samen te werken met een boekhouder? Dat is vooral het gevolg van de expertise waar een boekhouder over beschikt. Hoe kwalitatief de boekhoudsoftware waar je gebruik van gaat maken ook mag zijn, de praktijk leert ons dat de kennis van een boekhouder toch vaak een belangrijke extra meerwaarde biedt. De voornaamste voordelen waar je op dit vlak op kan rekenen zijn de onderstaande:

• Een boekhouder heeft een uitstekende expertise die jouw bedrijf verder kan helpen
• Het benutten van fiscale voordelen kan je bedrijf op termijn veel geld besparen
• Een boekhouder is van onschatbare waarde bij een controle door de Belastingdienst

Een belastingcontrole kan voor de eigenaar van een onderneming ontzettend intimiderend zijn. Zoveel spreekt eigenlijk voor zich. Voor heel wat ondernemers die nog nooit eerder een boekhouder hebben gehad geldt dan ook dat daar verandering in komt op het moment dat er zich een dergelijke controle aandient. Wanneer de boekhouder van je keuze echter niet reeds enige tijd betrokken is bij je onderneming kan dat diens inzicht in de kwestie beperken. Beschik je reeds geruime tijd over dezelfde boekhouder die jouw bedrijf dus met andere woorden door en door kent? Pas dan zal de meerwaarde echt ten volle duidelijk worden wanneer er zich een belastingcontrole aandient.

Hoe werken boekhoudprogramma’s?

Ben je van plan om boekhoudingsoftware aan te schaffen? Dan spreekt het voor zich dat je graag zal willen weten hoe dergelijke software nu precies werkt. In principe bestaat de werking van een dergelijk programma uit twee verschillende delen. Het betreft hier meer concreet de volgende:

• Het gedeelte dat manueel werkt, bijvoorbeeld de facturen of bonnetjes die je moet invoeren
• Het gedeelte dat geautomatiseerd is en je heel wat werk uit handen kan nemen

In eerste instantie spreekt het voor zich dat de data van je onderneming op een bepaalde manier ingevoerd moet worden in het boekhoudprogramma. Dit kan je doen door alle data manueel in te vullen, maar tegenwoordig is het zo dat dergelijke software bijvoorbeeld PDF’s automatisch kan verwerken. Zo kunnen aan- en verkoopfacturen die aangeleverd of aangemaakt worden in PDF automatisch door het systeem worden verwerkt. Bijkomstig is het bovendien ook nog eens zo dat veel van deze software ook gebruik maakt van een mobiele applicatie. Zo kan je overal en altijd de nodige stukken inladen in de software. Ook dat is natuurlijk alleen maar interessant.

Wanneer je de data hebt ingevoerd zal je kunnen vaststellen dat de software ze vervolgens voor jou gaat verwerken. Daarbij is het zo dat er door het boekhoudprogramma tegenwoordig links gelegd kunnen worden tussen verschillende transacties die plaats hebben gevonden. Zo kunnen betalingen bijvoorbeeld automatisch ingelezen en toegeschreven worden aan de juiste factuur. Op deze manier kan er je bijzonder veel werk uit handen worden genomen.

Hoe boekhoudpakketten vergelijken?

Wanneer je op zoek gaat naar een bepaald boekhoudpakket om gebruik van te gaan maken zal je kunnen vaststellen dat er op de markt best wel wat verschillende opties zijn terug te vinden. Het vinden van de juiste boekhoudsoftware kan omwille van die reden best wel wat voeten in de aarde hebben. Ben je van plan om de verschillende boekhoudpakketten te gaan vergelijken? Dan is het daarbij altijd een goed idee om rekening te houden met de onderstaande aandachtspunten.

1. Van welke entiteit is er sprake?

In eerste instantie kan het van belang zijn om even stil te blijven staan bij de entiteit waarvan sprake is. In principe is het zo dat de meeste boekhoudprogramma’s op de markt zonder probleem in staat zijn om de boekhouding van elke entiteit te voeren. Dit gezegd hebbende is er wel een groot verschil tussen bijvoorbeeld een ZZP’er die op zoek is naar een boekhoudprogramma en bijvoorbeeld een middelgrote onderneming die ook met verschillende personeelsleden werkt. In het laatste geval zal je immers bijvoorbeeld ook een loonadministratie hebben die behoorlijk uitgebreid kan zijn.

2. Heb je ook een boekhouder?

Ben je op zoek naar bepaalde boekhoudsoftware, maar heb je zelf ook een boekhouder? Dan kan het vaak wenselijk zijn om gebruik te maken van dezelfde software. Bovendien kan gebruikmaken van een boekhoudprogramma werkend in de cloud ook een interessante keuze zijn. Zo beschikken zowel jij als je boekhouder altijd en overal over toegang tot de boekhouding van je onderneming.

3. Wil je ook een app kunnen gebruiken?

We zijn tegenwoordig meer dan ooit onderweg. Dit geldt zeker voor ondernemers. Dit heeft als gevolg dat het mogelijks een aanrader kan zijn om ook de mobiele oplossingen te gaan ontdekken die er op de markt zijn terug te vinden. Wil je graag onderweg even snel de openstaande facturen kunnen controleren of heb je dringend behoeften aan bepaalde financiële data die betrekking heeft tot je bedrijf? Dan kan de beschikking hebben over een app ontzettend belangrijk en interessant zijn.

4. Ondersteuning voor UBL facturen

Heb je overheidsinstanties als klant? Dan bestaat de kans dat deze elektrisch wil factureren via het zogenaamde PEPPOL netwerk. Niet zelden is het zo dat ondernemers in dat geval met de handen in het haar komen te zitten omdat ze er geen enkel idee van hebben hoe dit precies moet. Voor verschillende boekhoudprogramma's geldt dat ze vandaag de dag de mogelijkheid aanbieden om UBL facturen aan te maken. Op die manier zal je perfect het juiste bestandtype kunnen aanleveren.

5. Eventuele vereiste koppelingen

De kans is zeer groot dat er binnen jouw bedrijf niet alleen maar gebruik zal worden gemaakt van een boekhoudprogramma. Vandaag de dag is het dan ook zo dat bedrijven er niet zelden voor kiezen om ook tal van andere soorten software te gaan gebruiken. Hierbij kan worden gedacht aan:

• Een programma dat je voorraad bijhoudt en een inventarisatie kan opmaken
• Een webwinkel die je producten ook online aanbiedt
• Een mogelijks kassasysteem waar je gebruik van maakt

In het meest optimale geval is het zo dat deze verschillende soorten software binnen jouw bedrijf in staat zijn om met elkaar te communiceren. Dit komt niet alleen de efficiëntie van je bedrijf ten goede, bovendien is het op deze manier ook mogelijk om heel wat potentiële fouten te voorkomen. Beschik je dus met andere woorden reeds over één of meerdere programma’s waar je binnen je onderneming gebruik van maakt? Hou dan ook daar zeker rekening mee bij het uitkiezen van een boekhoudpakket.

6. Extra aandachtspunten

Hou je rekening met de hierboven aangehaalde aandachtspunten? Dan zal je in de praktijk kunnen vaststellen dat je daar al een behoorlijk eind mee kan komen. Dit gezegd hebbende is het ook aan te raden om verder nog rekening te houden met (onder meer) de volgende extra aandachtspunten:

• Dient er sprake te zijn van een bankkoppeling of niet?
• Behoort een automatische incasso tot de mogelijkheden?
• Kan er een directe, elektronische BTW-aangifte gebeuren vanuit de software?
• Dient jouw boekhoudsoftware ondersteuning te bieden voor vreemde valuta’s of niet?

Door aandacht te besteden aan al deze verschillende aandachtspunten zal je in de praktijk al snel tot de vaststelling komen dat het vinden van het voor jou meest geschikte boekhoudpakket een behoorlijk stuk eenvoudiger zal worden.

Kies voor schaalbare boekhoudsoftware

Een vaak gemaakte fout door ondernemers die op zoek zijn naar (nieuwe) boekhoudsoftware heeft te maken met het feit dat men vooral rekening houdt met de situatie van diens onderneming tegenwoordig. Er wordt dus met andere woorden geen rekening gehouden met de potentiële groei van de onderneming. Toch is het sterk aan te raden om dit wel degelijk te doen.

Je inwerken in bepaalde boekhoudsoftware vergt in de praktijk heel wat tijd en inspanningen. Niet zelden is het zelfs zo dat er een speciale cursus dient te worden gevolgd voordat gebruikers alle ins en outs van een bepaald boekhoudpakket leren kennen. Dit betekent in de praktijk uiteraard ook dat het niet de bedoeling is om vervolgens na enige tijd terug te moeten overstappen op andere software. Alle geleverde inspanningen kunnen op die manier immers zomaar in rook opgaan.

Wil je er dus met andere woorden zeker van kunnen zijn dat je gedurende vele jaren gebruik zal kunnen blijven maken van dezelfde software? Kies dan altijd voor optimaal schaalbare boekhoudsoftware. Op deze manier kan jouw boekhoudpakket meegroeien met je onderneming. Let wel goed op, naarmate je behoeften hebt aan meer functionaliteiten spreekt het voor zich dat ook de prijs van je boekhoudpakket hoger kan komen te liggen. Ook hier moet je rekening mee houden.

Hoeveel kost een boekhoudpakket?

Bij boekhoudpakketten vergelijken is het uiteraard niet alleen maar van belang om rekening te houden met de functies waarvan sprake is. Minstens even belangrijk is ook de kostprijs waar rekening mee dient te worden gehouden. Voor heel wat ondernemers geldt dat ze vrezen dat een boekhoudprogramma in de praktijk altijd een stevige kostprijs met zich meebrengt.

In het verleden was dat inderdaad het geval. Toen was het namelijk zo dat er sprake was van een éénmalig te betalen bedrag. Dat is vandaag de dag niet langer het geval. Tegenwoordig is het immers zo dat er sprake is van een maandelijks abonnement waardoor boekhoudprogramma’s financieel een stuk toegankelijker zijn geworden. Dit gezegd hebbende spreekt het voor zich dat je er wel nog steeds goed aan doet om na te gaan over hoeveel budget je exact beschikt voor jouw boekhoudpakket.

Is boekhouden in Excel nog interessant?

Vele jaren lang was het zo dat ondernemers de keuze maakten om te gaan boekhouden in Excel. Zonder afbreuk te willen doen aan de mogelijkheden en de kwaliteit die Excel te bieden heeft moet het gezegd dat dit eigenlijk niet meer van deze tijd is. Ondanks het feit dat je in de basis probleemloos een boekhouding kan voeren in Excel is het zo dat het veelal een stuk interessanter is om te gaan kijken in de richting van de vele alternatieven die er op de markt zijn terug te vinden. Dit niet in het minst omdat de mogelijkheden die Excel aanbiedt vrij beperkt zijn. Wil je bijvoorbeeld aan online boekhouden doen omdat je boekhouder op die manier ook te allen tijde inzicht heeft in de financiële data van jouw onderneming? Dan is dat met Excel in principe niet mogelijk. Tenzij je er uiteraard voor zou kiezen om het boekhoudingsbestand ergens in de cloud te gaan plaatsen.

Boekhouden in Excel mag dan vele jaren voor heel wat ondernemers een interessante keuze zijn geweest voor wat het voeren van hun boekhouding betrof, vandaag de dag zijn er op de markt heel wat betere alternatieven terug te vinden. De gespecialiseerde boekhoudsoftware biedt dan ook heel wat extra interessante mogelijkheden aan. Dit geldt niet alleen voor zogenaamde bankkoppelingen, maar wat bovendien ook te denken van koppelingen met andere programma’s waar je gebruik van maakt evenals de mogelijkheid om bijvoorbeeld UBL facturen te maken? Dit zijn stuk voor stuk zaken die je niet kan doen wanneer je jouw boekhouding in Excel gaat doen.

Cursus boekhouden volgen

Ben je ondernemer en ben je van plan om de boekhouding van jouw bedrijf zelf te gaan doen? Dan kan het meer dan een aanrader zijn om een cursus boekhouden te gaan volgen. Een dergelijke cursus zorgt ervoor dat je bent verzekerd van een aantal zeer interessante voordelen, namelijk de volgende:

• De cursus leert je de basics van een (specifiek) boekhoudprogramma
• Een cursus boekhouden zorgt ervoor dat je zelf de boekhouding kan voeren
• Ze bereid je voor op een mogelijke controle van de Belastingdienst
• Met een cursus boekhouden begrijp je de fiscaliteit van je onderneming beter

Bij het zoeken naar een voor jou geschikte cursus boekhouden is het ontzettend belangrijk om eerst even te gaan bepalen waar je exact naar op zoek bent. Wil je bijvoorbeeld graag een cursus volgen die je de beginselen van het boekhouden uitlegt? Of beschik je reeds over een bepaalde basiskennis en wil je daarop verder bouwen zodat je echt alle ins en outs weet van de boekhouding van jouw bedrijf? Dit maakt in de praktijk een niet onbelangrijk verschil.

Ben je bovendien van plan om gebruik te gaan maken van een specifiek boekhoudprogramma? Dan kan het mogelijks ook wenselijk zijn om even na te gaan of er mogelijks een cursus op de markt is terug te vinden die zich specifiek daar op richt. Op deze manier krijg je niet alleen het boekhouden onder de knie, maar ontdek je tegelijkertijd ook alle ins en outs van de software waar je gebruik van wenst te maken. Dit kan zeker een belangrijke meerwaarde met zich meebrengen.

Een basiscursus boekhouden

Heb je nog helemaal geen kennis van boekhouden? Dan zal de keuze voor een basiscursus boekhouden al snel zijn gemaakt. Let wel op wanneer je reeds een bedrijf hebt opgericht. Het is uitermate belangrijk om ervoor te zorgen dat je onderneming altijd over een correcte boekhouding beschikt. Wanneer het in de basis fout zit is het immers mogelijk dat je daar nog heel wat jaren de gevolgen van zal ondervinden en dat is natuurlijk zeker niet de bedoeling, in tegendeel.

Indien je reeds een bedrijf hebt opgericht is het tijdens het volgen van je basiscursus boekhouden dan ook wellicht interessant om een boekhouder onder de arm te nemen. Dit is niet in het minst van belang omdat starters in Nederland vaak aanspraak kunnen maken op financieel of fiscaal (extra) gunstige regelingen. Zorg er dus voor dat je deze niet misloopt en ga voordat je een bedrijf op gaat richten of in ieder geval in de beginfase van je onderneming even praten met een boekhouder.

Boekhouders kosten

Ben je van plan om een boekhouder onder de arm te nemen? Dan spreekt het voor zich dat dit bepaalde kosten met zich mee zal brengen. Veel mensen vragen zich af wat de gemiddelde boekhouders kosten nu exact zijn waar ze rekening mee dienen te houden. Dit valt in de praktijk eigenlijk niet zomaar aan te geven. De kosten die door een boekhouder worden aangerekend worden in de praktijk dan ook beïnvloed door onder meer de onderstaande factoren:

• Het type bedrijf waarover je beschikt
• De omvang van de boekhouding (hoeveel aan- en verkoopfacturen heb je?)
• De regio waarin je bedrijf is gevestigd
• De ervaring van de boekhouder in kwestie

Naast bovenstaande kan zelfs de manier waarop de stukken worden aangeleverd voor de boekhouding een impact hebben op de kosten die worden aangerekend. Is er bovendien sprake van een zeer complexe boekhouding? Dan is ook dat een verzwarend element dat de prijs van je boekhouding zomaar sterk kan doen stijgen. Wil je graag verzekerd zijn van de laagst mogelijke boekhouders kosten? Kies er dan in de praktijk altijd voor om een vergelijking uit te voeren. Zo kan je al snel de voordeligste en interessantste boekhouder vinden voor jouw onderneming!

Hoe worden deze kosten aangerekend?

De boekhouders kosten waar je bij je boekhouding uitbesteden mee geconfronteerd kan worden kunnen op verschillende manieren worden aangerekend. We maken hierbij een onderscheid tussen:

• Een uurtarief
• Een vast abonnement

Het is niet altijd duidelijk welke van de beide opties financieel nu precies het meest interessant is. Dat is het gevolg van het feit dat het ene kwartaal het andere niet is. Wanneer er tijdelijk boekhoudkundig minder werk moet worden verricht kan het vast abonnement een bittere pil zijn om te slikken. Tijdens periodes waarin er wel sprake is van veel boekhoudkundige taken kan een vast abonnement je echter (extra) financieel voordeel opleveren ten opzichte van een uurtarief.

Let op! Maakt je boekhouder gebruik van een boekhoudpakket en zijn jullie van mening dat het mogelijks interessant kan zijn wanneer jij hier ook toegang toe hebt of gebruik van maakt? Hou er dan rekening mee dat de kost voor dit pakket doorgaans niet in het abonnement van je boekhouder zit geïntegreerd. Dit uiteraard tenzij anders wordt aangegeven. In principe moet je de maandelijkse kost voor dit pakket dus bij gaan tellen bij de abonnementsprijs van je boekhouder.

Handige links: Administratie en boekhouden voor starters en Boekhoudprogramma.